Microsoft Excel

Predstavitev MS Excel 2019

Kaj so novosti v MS Excel 2019?

Kako upravljamo delovne zvezke?

Kaj je vizualizacija podatkov?

Kaj je funkcija in formula?

Kaj je grafikon?

Kaj so vrtilne tabele?

Kaj so makri?

excel2019bi.jpg

Predstavitev Microsoft Excel 2019

Kaj je Microsoft Excel?

Microsoftov Excel je računalniški program za obdelavo razpredelnic. Je izredno zmogljivo orodje, s katerim je mogoče opravljati veliko količino podatkov. Microsoftov Excel, osnovni in napredni. Bolj podrobno boste spoznali uporabo naprednega Excela.

 
1561383549_xcel.png

Namen njegove uporabe

Excel se uporablja predvsem za vpisovanje in obdelavo podatkov v preglednicah. Možnosti uporabe Excela so številne, kot sta sama organizacija podatkov, oblikovanje seznamov ali zbirko podatkov. Vsebuje orodja, ki med drugim omogočajo izdelavo tabel, ustvarjanje različnih grafikonov v preglednicah, uporabo formul in funkcije, ustvarjanje virtualnih tabel …

Kako lahko certificiramo svoje znanje iz Excel-a?

Ekonomsko-poslovna fakulteta vam ponuja certificiranje za Microsoft Office Specialist v najnovejšem paketu Microsoft Office 2019. Za MOS 2019 certificiranje vseh pripomočkov, ki vam ga ponuja Ekonomsko-poslovna fakulteta spadata tudi certifikata za osnovni Microsoft Excel in napredni.

h5NSnY3n_400x400.jpg

Želite izvedeti več  o  certificiranju? Kliknite  na ikono!

 

Kaj so novosti v Microsoft Excel 2019?

Nove funkcije kot so na primer: TEXTJOIN, CONCAT, IFS, SWITCH, MAXIFS MINIFS

  • TEXTJOIN: Ta funkcija združi besedilo iz več obsegov in vsak element je ločen z ločilom, ki ga določite.

Primer: =TEXTJOIN (" ",TRUE, "Isto", "sonce", "bo", "spet", "vzšlo", "jutri.") na primer vrne Isto sonce bo spet, vzšlo jutri.

  • CONCAT: Podpira pa tudi sklice na obseg poleg sklicev na celice.

Primer: Funkcija =CONCAT ("Isto"," ","sonce"," ","bo"," ","vzšlo"," ","spet"," ","jutri.") na primer vrne Isto sonce bo vzšlo spet jutri.

  • IFS: to funkcijo preizkusimo pogoje v vrstnem redu, ki ga določimo mi. Pri opravljenem preskusu je vrnjen rezultat. Če ni izpolnjen noben pogoj, lahko določimo tudi »catch all« (zajemi vse)

Primer: IFS ([nekaj je »True1«, vrednost, če je »True1«, nekaj je »True2«, vrednost, če je »True2«, nekaj je »True3«, vrednost, če je »True3«)

  • MAXIFS: Ta funkcija vrne največje število v obsegu, ki izpolnjuje eno merilo ali več.

  • MINIFS: Ta funkcija je podobna funkciji MAXIFS, vendar vrne najmanjše število v obsegu, ki izpolnjuje eno merilo ali več.

  • SWITCH: Ta funkcija ovrednoti izraz v primerjavi s seznamom vrednosti v vrstnem redu in vrne prvi rezultat, ki se ujema. Če ni ujemajočih se rezultatov, je vrnjen rezultat »else« (drugo). 

download.png

Več novosti,kliknite na ikono?

image135_edited.jpg

Novi grafikoni:

  • Zemljevid -uporabimo geografske regije v podatkih, na primer države/regije ali poštne številke. Gremo na zavihek Vstavljanje>Grafikoni>Zemljevidi

  • Lijakasti grafikon nam prikaže vrednosti več faza postopka, ki po navadi vrednosti upadajo, zaradi česar vrstice dobijo obliko lijaka. Gremo na zavihek Vstavljanje>Grafikoni>Lijak

image137.png
image139.png

Excel nam omogoča, da s pomočjo grafike SVG ( angl. Scalable Vector Graphics) in vstavljanje 3-D modelov uporabimo različne filtre, s katerim lahko poživimo dokument, delovne liste in predstavitve z vizualno privlačnimi elementi. Gremo na zavihek Vstavljanje>Ikone/3D-modeli.

image142.jpg
image143.png

Preverjevalnik dostopnosti (angl. The Accessibility Checker) je boljši kot kdaj koli prej, s posodobljeno podporo za mednarodne standarde in priročnimi priporočili, da bodo vaši dokumenti bolj dostopni invalidom.

image173.png

Zvočni učinki lahko izboljšamo svojo produktivnost v programu Microsoft Office z zagotavljanjem zvočnih signalov. Vklopimo lahko zvočne signale, ki nas bodo vodili med delom. Na zavihku Datoteke>Možnosti >Središče za dostopnost. Obkljukamo kvadratek pred napisom Odzovi se z zvokom.

Slika3.png

V Excelu lahko preprosto priložimo hiperpovezave do nedavnih datotek v oblaku ali na različnih spletnih mestih in z njim lahko smiselno ustvarimo prikazana imena oseb, ki uporabljajo bralnike zaslona. Zelo pomembno je hiter pregled na tem, kdo je spremenil delovne zvezke v skupni rabi.

Na področju splošne izboljšave je zdaj omogočena natančno izbiraje podatkov, hiter dostop do možnosti za podpisno in nad podpisano, ki za hiter dostop dodate na trak ali v orodno vrstico

image147.png

Excel nam zdaj tudi ponuja tri razločne teme: temno siva, bela in črna. Te teme lahko uporabimo tako, da izberemo Datoteka > Možnosti > Splošno in nato kliknete spustni meni ob možnosti Officeova tema.

V pomoč nam pride tudi nova novost in to je pregled nad jezikovnimi napakami , ki s pomočjo Microsoft Transaltor lahko prevedemo besede, izraze ali stavke v drug jezik.

image149_edited.jpg

Na področju izboljšave vrtilnih tabel lahko prilagodimo privzete postavitve vrtilnih tabel, orodje samodejno zaznava relacij, samodejno združevanje čas. Lahko tudi tabelo pametno preimenujemo …

image151_edited.jpg

V posodobljenem Power Pivotu lahko shranimo pogled diagram relacij kot sliko. To naredimo tako: Če želimo ustvariti slikovno datoteko, v podoknu dodatka Power Pivot kliknite Datoteka > Shrani pogled kot sliko.

Nadgradnja funkcije za objavo v PowerBI (Če imamo naročnino na Power BI, lahko zdaj lokalno shranjujemo datoteke v storitvi Power BI. Če želimo začeti, najprej shranimo datoteko v računalnik. Nato kliknite Datoteka > Objavi > Objavi v storitvi Power BI.

images.jpg
download.png
 

Upravljanje delovnih zvezkov

Kako ustvarimo in shranimo delovni zvezek iz predloge?

Odpremo Microsoft Excel 2019-kliknemo na gumb Več predlog-Odpre se nam novo okno, kjer lahko poiščemo predolgo, ki jo želimo. Predlogo so porazdeljene tudi po kategorijah za lažje iskanje: Poslovno, Osebno, Načrtovalci in sledilci, Seznami, Proračuni, Grafikoni in Koledarji.

Izberemo na primer kategorijo Poslovno, kjer se nam odpre več različni predlog. Izberemo si Moder račun-odpre se nam novo pogovorno okno, kliknemo Ustvari.

image005.png

Predloga se ustvari, vanjo vpišemo potrebe podatke. Predlogo nato shranimo Datoteka>Shrani kot. Poiščemo mesto shranjevanja in odpre se nam novo pogovorno okno, kjer napišemo ime datoteke in vrsto datoteke, kliknemo Shrani.

image007.png

Kako ustvariti 3D-sklic?

Kako prenesemo podatke iz enega lista na drugega z uporabo 3D-sklica?

  1. Odpremo Excel datoteko z različnimi podatki. V našem primeru bom računali skupne stroške po različnih mestih.

  2. Najprej smiselno preimenujemo tabele s stroški

  3. Nato na zavihku Skupaj kliknete na celico, v katero želite vnesti funkcijo. Vnesemo = SUM

  4. Kliknemo zavihek prvega delovnega lista LJ, ki ga želimo sklicati.

  5. Pridržimo tipko SHIFT in kliknemo na zavihek zadnjega delovnega lista, ki ga želimo sklicati.

  6. Izberemo celico ali obseg celice, kij jih želimo sklicevati.

  7. Nato na zavihku SKUPAJ dokončamo formula in pritisnemo tipko ENTER

Youtube_icon_new.png

Sklic!

5.png

Kako prenesemo podatke iz enega dokumenta na drugega z uporabo 3D-sklica?

  1. Odpremo Excelovi datoteki s podatki. V našem primeru bom računali skupne stroške po različnih mestih. Namreč zavihki MB, LJ in KK se nahajajo v eni Excelovi datoteki in SKUPAJ v drugem dokumentu.

  2. Najprej smiselno preimenujemo tabele s stroški

  3. Nato na zavihku Skupaj kliknemo na celico, v katero želimo vnesti funkcijo. Vnesemo = SUM

  4. Kliknemo na dokument in zavihek prvega delovnega lista LJ, ki ga želimo sklicati.

  5. Pridržimo tipko SHIFT in kliknemo na zavihek zadnjega delovnega lista v prvem dokumentu, ki ga želimo sklicati.

  6. Izberemo celico ali obseg celice, kij jih želimo sklicevati.

  7. Nato na drugem dokumentu in zavihku SKUPAJ dokončamo formula in pritisnemo tipko ENTER

Youtube_icon_new.png

Sklic!

4.png

Kako prikazati skriti zavihek?

Na traku najdemo zavihek Datoteka, kjer nato na vertikalni navigaciji kliknemo na Možnosti.

Kako upravljati z različnimi delovnimi zvezki?

Excel nam omogoča shranjevanje informacije na vsakih nekaj minut. Če želimo, da se nam dokument samodejno shrani, gremo na zavihek Datoteka>Možnosti>Shranjevanje. Obkljukamo Shrani informacije o samo obnovitvah na vsakih 20 minut. Nastavimo tudi kljukico pri, Če zaprem brez shranjevanja, obdrži zadnjo samodejno shranjeno različico. Izberemo tudi Mesto datoteke samo obnovitve, kjer bomo zbirali ne shranjene delovne zvezke.

image014.png

Odpre se nam novo pogovorno okno, kjer izberemo Prilagoditev traku. Na levi strani si nastavimo naslednje: Prilagodite trak: Glavni zavihki. V stolpcu nastavimo kljukico pri Risanje in kliknemo V redu.

image009.png
image012.png

Kako zaščitimo delovni zvezek?

Poznamo dva načina:

  1. Način je zaščita celic v delovnem listu. Označimo celice, ki jih želimo zaščititi, da jih ne bi mogli drugi uporabnik spreminjati. Kliknemo desni miški gumb, kjer se nam odpre novo okno, kjer izberemo, Oblikuj celice. V podoknu gremo na zavihek Zaščita in odstranimo kljukico pri Zaklenjena. Na koncu kliknemo gumb V redu.

Zaščita zvezka!

image015.png

Nato na zavihku Osnovno>Celice>Oblika>Zaščiti list> Vpišemo poljubno geslo. Če želimo odstraniti zaščito, gremo na Osnovno>Celice>Oblika>Odstrani zaščito lista. Na koncu kliknemo gumb V redu.

2. Način je zaščita celotnega delovnega zvezka. Gremo na Datoteka>informacije>Zaščiti zvezek>Šifriraj z geslom.

Prikaže se nam podokno Šifriranje dokumenta, kjer vpišemo geslo in potrdimo z V redu, nato geslo ponovno vpišemo, potrdimo in svoj delovni zvezek shranimo.

image019.png
image018.png
Slika1.png

Kako damo delovni zvezek v skupno rabo?

Na orodnem traku v desnem kotu zgoraj najdemo gumb za Skupna raba. Ko kliknemo nanj se nam odpre pogovorno okno, kam želimo shraniti dokument. Kliknemo na Shrani v OneDrive.

Odpre se nam pogovorno okno, Pošlji povezavo, kjer lahko v Nastavitve povezave določimo  , za koga bo ta povezava delovala, datum poteka in geslo

Nato še določimo osebe, ki jih želimo dodati. In mogoče tudi kakšno sporočilo. Kliknemo na gumb Pošlji.

image023.png
image025.png

Kako natisnemo dokument?

Gremo na zavihek Datoteka>Natisni ali pa uporabimo bližnjico Ctrl+P. Najprej lahko izberemo število kopij. Pod Lastnosti tiskalnika lahko nastavljamo tudi postavitev, papir robove in usmerjenost.

Za več nastavitev tiskanja kliknemo na Priprava strani, kjer lahko določimo na zavihke: Stran, Robovi, Glava/Noga in List.

Na zavihku Glava/Noga lahko naredimo glavo in nogo po meri ter možnosti oštevilčevanja.

image030.png
Slika2.png

Zadnji zavihek v podoknu Priprava strani je List. Tukaj lahko določimo Območje tiskanja, Natisni naslove, Natisni in Vrstni red strani. Možno je dodati še druge lastnosti. Če želimo še več, kliknemo na Možnosti …

image031_edited.jpg

Če imamo dokument, kjer imamo velik delovni listi, in bi ga želeli natisniti na eno stran. Moramo naprej preveriti prelom strani. Gremo na zavihek Ogled>Pogledi delovnega zvezka>Predogled preloma strani. V predogledu vidimo, da je naš delovni list s črtkano modro črto razdeljen na 4 natisnjene strani. Nato se postavimo na to modro črtkano črto in jo povlečemo desno. S tem stran razširimo in dobimo eno stran.

image034.png

Če želimo, da se na vsaki strani na vrhu pojavi naslovna vrstica moramo najprej označiti celo tabelo-bližnjica Ctrl+A in gremo na zavihek Postavitev strani> Priprava strani> Natisni nazive

Skupna raba!

Tiskanje dokumenta

Zanimivost!

image036.png

Prikaže se nam podokno Priprava strani. Poiščemo Vrstice, ki naj se ponovijo na vrhu in Stolpci, ki naj se pojavijo na levi in desno kliknemo na ikono.

Nato v tabeli izberemo polja. V našem primeru smo si izbrali prvo vrstico in prvi stolpec.

image038.png
image039.png

V podoknu priprava strani lahko kliknemo na Predogled tiskanja.

image041_edited.jpg
 

Kaj je vizualizacija podatkov?

Kako oblikujemo celice po meri?

V našem primeru smo se odločili, da bomo celice oblikovali kot datume po meri. Postavimo se na celice, ki jih želimo oblikovati in gremo na zavihek Osnovno>Oblika>Oblikuj celice. Odpre se nam pogovorno okno Oblikovanje celice in gremo na zavihke Po meri. Imamo namreč že nekaj oblik na voljo. Odločimo se za mmm. yy

3.png

Kako lahko preslikamo obliko ene celice v drugo?​

Če želimo oblikovati tudi druge celice tako, lahko uporabimo gumb Preslikovalnik oblik. Najdemo ga na zavihku Osnovno> Preslikovalnik oblik.

Označimo celice z datumi (mmm. yy) in kliknemo na Preslikovalnik oblik. Kliknemo na celice, kih jih želimo enako oblikovati.

Slika5.png
Slika4_edited.jpg
Youtube_icon_new.png

Preslikovalnik oblik!

Kako uporabljati pogojno oblikovanje po meri?

Gremo na zavihek Osnovno>Slogi>Pogojno oblikovanje in izberemo oblikovanje, ki ga želimo:

Pravila za označevanje celic: to uporabimo, kadar želimo, da celice izpolnjujejo posebne kriterije. V našem primeru smo si izbrali večje od ..Odpre se nam novo pogovorno okno, kjer določimo število in polnilo.

Poznamo več oblik!

Slika6.png

Zgornja/spodnja pravila: To pravilo nanesemo na obliko celic, ki so umeščene v zgornje (najboljše) in spodnje (najslabše) vrednosti. Lahko izberemo med več oblikami. Odločili smo se za Zgornjih 10 elementov. Odpre se nam novo pogovorno okno, kjer določimo število in polnilo.

Slika7.png

Podatkovne vrstice: Če nas zanima zveza med podobnimi vrednostmi na delovnem zvezku, potrebujemo nekakšen način, da prikažemo relativne vrednosti v območju. Ključna funkcija le teh je, da je dolžina podatkovne vrstice, ki se pojavi v vsaki celici, povezana z vrednostjo v teh celicah: večja, kot je vrednost, večja je podatkovna vrstica in obratno. Imamo na voljo dve obliki: Polnilo s prehajanjem in Enobarvno polnilo. Izbrali smo si Polnilo s prehajanjem in rumeno barvo.

Slika8.png

Barvana merila: Barvne lestvice so uporabne, če želimo dobiti pregled »velike slike« naših podatkov. Barve lestvice so prav tako koristne, če želimo narediti vrednoti ocene naših podatkov. Podobno je oblikovanju podatkovnih vrstic le, da z barvnim merilom vidimo osenčene celice, kjer barva senčenja odraža vrednost celice. Imamo na voljo več barvnih lestvic. Odločili smo se za rdeča-bela-modra barva lestvica.

Slika9.png

Nabori ikon: Uporabljamo ikone za prikaz relativnih vrednosti celic v območju. Izbrali smo si, da največje vrednosti dobijo zeleno zastavico, srednje vrednosti rumeno zastavico in najnižje rdečo zastavico.

Slika10.png

Za več informacij, kliknite na ikono!

Kako pogojno oblikujemo po meri?

Izberemo si območje, ki ga želimo pogojno oblikovati. Na seznamu Pogojnega oblikovanja, kliknemo na Novo pravilo in se nam odpre novo pogovorno okno: Novo pravilo oblikovanja. Kjer izberemo lahko med različnimi vrstami pravili in po želji urejamo pravilo.

Slika11.png

Kako lahko napredno filtriramo v Excelu?

Če želimo podatke, ki jih želimo filtrirati, zahtevajo zaplete pogoje lahko zanje, uporabimo okno Napredni filter. Gremo na zavihek Podatki>Razvrsti in filtriraj>Dodatno. Odpre se nam novo pogovorno okno Napredni filter.

Napredno filtriranje!

Slika12.png

Za prikaz bomo prikazali: kolikšna je prodaja po prodajalcih, izvedemo naslednje korake:

Kliknemo na celice znotraj nabora podatkov. Nato na zavihku Podatki> Razvrsti in filtriraj>Dodatno. Odpre se nam novo pogovorno okno Napredni filter. Določimo Obseg seznama A6: C10 in Obseg s pogoji in izberemo območje A1: C4. Na koncu kliknemo V redu.

Slika13.png
 

Kaj je formula in funkcija?

Formule v Microsoftovem Excelu poenostavijo računanje in zmanjšajo možnosti napak, če jih le znamo pravilno uporabljati. Funkcije so pa razvrščene v kategorije po njihovem delovanju. Kliknemo kategorijo, da si ogledamo funkcije v tej kategoriji. Če želimo podrobne informacije o funkciji, kliknemo njeno ime v prvem stolpcu.

Za več informacij, kliknite na ikono!

Podrobno bomo spoznali napredne funkcije na praktičnih primerih. Spoznali boste:

  • Logične funkcije – IF, IFS, AND, OR in NOT

  • Statistične operacije – SUMIFS, AVERAGEIFS in COUNTIFS

  • Funkcije za iskanje podatkov – LOOKUP, VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH in INDEX

  • Datumske funkcije

  • Odpravljanje težav s funkcijami

Kako vstavljajmo funkcij v formule?

Poznamo več načinov vstavljanje funkcij v formule:

  1. Način: Če še ne poznamo funkcije, ki jo želimo uporabiti, si lahko pomagamo s seznamom vseh funkcij. Seznam najdemo na zavihku Formule> Vstavi funkcijo.

  2. Način: Kliknemo na fx. Kadar kliknemo na gumb, se nam odpre to pogovorno okno.

image043_edited.jpg

Kaj so logične funkcije?

Vse logične funkcije: IF, AND, OR  IN IFS najdemo v seznamu pod kategorijo Logika.

Funkcija IF

  1. Najprej si izmislimo podatke. V našem primeru smo se odločili »Koliko Študentov/Študentk je dobilo pozitivno/negativno oceno?«

  2. Nato v zadnjo celico zapišemo: =IF in odpremo argumente funkcije. V novem pogovornem oknu moramo, izpolniti podatke: Logični_test, kjer smo vpisali: B2>=56. V vrednost_če_je_true vpišemo Opravil in v polje Vrednost_če_je_false vpišemo Ni opravil

Pazite!

image046.png

Funkcija AND

  1. Najprej si izmislimo podatke. V našem primeru gre za »Koliko študentov je opravilo vse tri kolokvije?«

  2. V celico vpišemo: =AND in odpremo argumente funkcije

  3. V polje Logično vpišemo:

image052.png

  4. V celice se kot odgovor na naše vprašanje zapišemo vrednost TRUE, če velja, da je študent        opravil vse tri kolokvije in FALSE, če ni opravil vseh treh.

image049_edited.jpg

Funkcija OR

  1. V celico vpišemo funkcijo: =OR in odpremo argumente funkcije.

  2. V polje Logično vnesemo podatke. V našem primeru:

image052.png

 3.V celice se kot odgovor na naše vprašanje zapiše vrednost TRUE, če velja, da je študent              opravil vse tri kolokvije in FALSE, če ni opravil vseh treh.

image049_edited.jpg

Funkcija IFS

  1. V celico vpišemo funkcijo: =IFS in odpremo argumente funkcije.

  2. V novem pogovornem oknu se nam odpre funkcija IFS, kjer izpolnimo polji Logical test in Value_if_true

  3. V celici C2 se nam izpiše ocena. Preden potegnemo navzdol, moramo fiksirati celici E in F.

image055.png

   4. Nato dobimo končni rezultat.

Pazite!

image058.png

Kaj so statistične operacije?

Bolj podrobno bomo spoznali: SUMIFS, AVERAGEIFS in COUNTIFS

Funkcija SUMIFS

  1. Izberemo si celico in vanjo vpišemo =SUMIFS in odpremo argumente funkcije.

  2. V polju Obseg_seštevanja moramo vnesti, ki jih mislimo seštevati. V našem primeru od nas zahteva seštevek vseh prodajnih količin, zato izberemo vrednost A2: A9.

  3. V polju Obseg_pogojev1 definiramo naš prvi pogoj, vnesemo niz celic B2: B9, kjer so zapisani izdelki.

  4. Nato v Pogoji1 določimo, da želimo imeti le izdelke, ki se začnejo s črko A*.

  5. V polju Obseg_pogojev2 vpišemo naš drugi pogoj, ki se na naša na prodajalce v razponu celic C2: C9.

  6. Pogoj za drugi pogoj vpišemo v Pogoji2, želimo vedeti »Koliko izdelkov je prodal Tom?«

  7. Rezultat funkcije je 15.

Pazite!

image059_edited.jpg

Funkcija AVERAGEIFS

V našem primeru gre za »Kolikšna je poprečna ocena študenta?«

  1. V celico vnesemo vrednost=AVERAGEIFS in opremo argumente funkcije.

  2. V Obseg_seštevanja vnesemo celice B2: B5

  3. V polje Obseg_pogojev1 vpišemo razpon celic B2: B5

  4. V prvi pogoj napišemo >70, ker naloga od nas zahteva vse vrednosti, ki so večje od 70.

  5. V polje Obseg_pogojev2 vpišemo razpon celic B2: B5

  6. V drugi pogoj napišemo <90, ker naloga od nas zahteva vse vrednosti ki so manjši od 90.

  7. Rezultat funkcije je 75.

Pazite!

image061_edited.jpg

Funkcija COUNTIFS

Primer: Koliko prodajalcev je preseglo obe kvoti Q1 in Q2?

  1. V celico vnesemo vrednost= COUNTIFS in opremo argumente funkcije.

  2. V Obseg_pogojev1 vnesemo razpon celic B2: B5 (Presežena kvota Q1)

  3. V pogoj1 napišemo Da

  4. V Obseg_pogojev2 vnesemo razpon celic C2: C5 (Presežena kvota Q2)

  5. V drugi Pogoji2 napišemo Da

  6. Rezultat funkcije je 2.

image064.png

Katere so funkcije za iskanje podatkov?

Bolj podrobno bomo spoznali: LOOKUP, VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH in INDEX

Funkcija LOOKUP

Poiskati moramo število 7,66. V stolpcu A  najdemo najbližjo  vrednost (6,39-modra) in vrnemo vrednosti iz stolpca B, ki je v isti vrstici.

  1. V celico vnesemo vrednost= LOOKUP in opremo argumente funkcije. Izberemo Iskana_vrednost; vektor_ iskanja; vektor_ rezultata

   2.V polje Iskalna_vrednost vnesemo 7,66.

   3.Vektor_iskanja je niz celic A2:A6.

   4.Vektor _rezultata je niz barv: B2:B6

   5.Rezultat funkcije je modra.

8.png
22.png

Funkcija VLOOKUP

Primer: Poiščimo natančno ujemanje priimka v celici z ID104.

  1. V celico vnesemo vrednost= VLOOKUP in opremo argumente funkcije.

  2. V Iskalna_vrednost napišemo ID, ki ga želimo iskati. V našem primeru smo si izbrali 104.

  3. Nato v Matrika_tabele označimo celo tabelo razen naslovov: A2: C6.

  4. V Št_indeksa_stoplca vnesemo stolpec, ki ga želimo izračunati. V našem primeru je v drugem stolpcu, zato napišemo 2.

  5. Polje Obseg_iskanja ni obvezno polje, lahko vpišemo 0 ali 1.

  6. Rezultat je Kolar.

Zelo pomembna funkcija!

Youtube_icon_new.png

Kliknite na ikono, za več primerov!

image070.png

Funkcija HLOOKUP

Primer: »Koliko kruha je bilo prodano v januarju?«

  1. V Iskalna_vrednost označimo ime izdelka Kruh, torej celica B1.

  2. V Matrika_tabele označimo celo tabelo.

  3. V Št_indeksa_vrstice napišemo2, ker se mesec januar nahaja v 2 vrstici

  4. V Obseg_iskanja lahko napišemo FALSE, da se nam izpiše pravi rezultat.

  5. Rezultat funkcije je 45.

image072.png

Funkcija MATCH

Primer: »Želimo najti v tabeli: Banana«

  1. V celico vnesemo vrednost= MATCH in odpremo argumente funkcije.

  2. V Iskalna_vrednost napišemo izdelke, ki ga želimo poiskati, torej Banana.

  3. V Matrika_iskanja označimo niz celice, kjer je Banana, torej B2: B3.

  4. V Vrsta_ujemanja ni nujen podatek, lahko pa vpišemo 0.

Youtube_icon_new.png

Funkcija Match in Index

image073.png

Funkcija INDEX

Primer: Želimo najti v tabeli: Hruška

  1. V celico vnesemo vrednost= INDEX in odpremo argumente funkcije. Izberemo matrika; št_vrstice; št_stoplca

image076_edited.jpg

   2.V polje Matrika vnesemo razpon celic A1: B2, oziroma SADJE.

   3.V Št_vrstice vpišemo 3, saj hruška je v 3. vrstici.

   4.V Št_stolpca vpišemo 2, saj hruška je v 2. stolpcu.

   5. Rezultat je hruška.

image078.png

Kaj je analiza podatkov in poslovna inteligenca?

Kako lahko uvozimo podatke v Excel?

Gremo na zavihek Podatki, v skupino Dobi in pretvori podatke.

image080.png

Odprimo delovni zvezek in na zavihku Podatki >Dobi in pridobi podatke> Iz besedila. V novem pogovornem oknu poiščemo datoteko in kliknemo Uvozi.

++.png

V prvem koraku določimo, če so podatki Razmejeno ali Fiksno razmejeni. Prvo možnost izberemo, kadar polja ločujejo znaki, kot so vejice ali tabulatorji. Drugo možnost pa bi izbrali, kadar so polja razdeljena v stolpcih, delijo jih pa presledki. Kliknemo Naprej>

111_edited.jpg

V drugem koraku določimo ločila, ki bodo razmejevala podatke v stolpce.

V tretjem koraku možnost nastavljanja lastnosti glave tabele. Če tega nimamo, lahko preskočimo in pritisnemo na gumb, Dokončaj. Odpre se še manjše pogovorno okno, preko katerega pa izberemo, kam želimo, da se podatki prenesejo. Ko določimo želen delovni zvezek, potrdimo z

V redu

Kako delamo z Analizo: «kaj če«?

Gremo na zavihek: Podatki>Predvidevanje>Analiza: »kaj če« > Izberemo lahko med 3 tovrstnimi analizami: Upravitelj scenarijev, Iskanje cilje in Podatkovna tabela.

Youtube_icon_new.png

Kliknite na ikono, za več primerov!

11.png

Kako delamo s scenariji?

Odpremo nov delovni zvezek in vanj napišemo podatke. Pri scenariju je najprej smiselno poimenovati posamezne celice, kjer so številke. V našem primeru označimo razpon celice B4: C7 in gremo na zavihek Formule> Določena imena>Ustvari iz nabora. V novem pogovornem oknu Ustvari imena iz izbire, obkljukamo Levem stolpcu.

78.png

Prikazali bomo praktični primer funkcionalnosti scenarija: Prikazali bomo scenarij stroškov po mesecih. 

88.png

Označimo razpon celic C4: C7 in odpremo upravitelj scenarijev. V novem pogovornem oknu pritisnemo na gumb, Dodaj …

777.png

Določimo ime scenarija in celice, ki se spreminjajo. Pritisnemo na gumb V redu.

58.png
888.png

Odpre se okno, v katerem lahko preverimo scenarij. Ker bomo vnesli še dva scenarija, pritisnemo Dodaj.

Pazite pri vnosu podatkov!

Za drugi scenarij določimo ime junij in mu dodamo vrednosti: 500, 300, 200, 87. Kliknemo, Dodaj in vnesemo podatke še za tretji scenarij za ime, dodamo junij in vrednoti: 500, 150, 250, 100. Ko dodamo vse tri scenarije, pritisnemo na V redu.

Odpre se nam okno Upravitelj scenarijev in nanj kliknemo na Povzetek.

V pogovornem oknu Povzetek scenarija napišemo v našem primeru v polje Celice z rezultati, pa C8,saj želimo, da se nam prikaže kot rezultat.

66.png
555.png

Kako delamo z iskalnikom cilja?

Gremo na zavihek: Podatki>Predvidevanje>Analiza: »kaj če«>Iskanje cilja. V novem pogovornem oknu v polje Vrednost celice izberemo polje D9, saj definiramo cilj. Ker je cilj mesečne prodaje 1000 € zapišemo to številko v polje Nastavi na. V zadnjem polju S spreminjanem celice označimo celico D8. Ko kliknemo V redu na Excel izračuna, za koliko moramo prodati lanik, da bomo dosegli mesečni cilj prodajo.

2.png
1.png

Pravilno označite celice!

Kaj so datumske funkcije?

Funkcija DAYS

»Poiščemo število dni med končnim datumom in za začetnim datumom.«

  1. V celic Datumi si izmislimo različne datume

  2. Nato v drugi celici vpišemo = DAYS In opremo argumente funkcije.

  3. V Končni_datum označimo A3.

  4. V Začetni_datum pa označimo A2.

  5. Rezultat te funkcije je 115.

33.png

Funkcija EDATE

Primer: » Želimo dobiti datum, ki je dva meseca oddaljen od trenutnega.«

  1. Postavimo se v prazno celico in vnesemo = EDATE in odpremo argumente funkcije.

  2. V polju Začetni_datum izberemo celico A1

  3. V polje Meseci vpišemo 2(saj nas zanima datum, ki je oddaljen 2 meseca)

  4. Ker se nam izpiše zaporedna številka, moramo celico preoblikovati iz zapisa Števila v obliko datuma, recimo v Dolgo obliko datuma.

44.png

Funkcija NETWORDAYS

  1. Postavimo se v prazno celico in vnesemo = NETWORDAYS in odpremo argumente funkcije.

  2. V polje Zečetni_datum izberemo celico A2

  3. V polje Končni_datum pa izberemo celico A3

  4. Pozorni moramo biti na dneve praznikov, označimo niz celic A4: A6

  5. Rezultat funkcije je 107

Youtube_icon_new.png

Kliknite na ikono, za več primerov!

5555.png

Funkcija TODAY

  1. Postavimo se v prazno celico in vnesemo = TODAY, kjer se v izbrano celico izpiše trenutni datum

Funkcija NOW

  1. Postavimo se v prazno celico in vnesemo = NOW, kjer se v izbrano celico izpiše trenutni datum in ura.

Funkcija WEEKDAY

Primer »Kateri dan v tednu je trenutni datum?«

  1. Postavimo se v prazno celico in vnesemo = WEEKDAY in odpremo argumente funkcije.

  2. V Serijska_številka označimo celico, v kateri je napisan datum, torej A1.

  3. V polju Vrsta_rezultata tukaj pazimo, da vnesemo pravilno številko. Ker gre v našem primeru za ponedeljek, vpišemo v prazno polje 2.

image092.png

Funkcija WEEKNUN

Primer »V katerem tednu se trenutno nahajamo?«

  1. Postavimo se v prazno celico in vnesemo = WEEKNUM in odpremo argumente funkcije.

  2. V Serijska_številka označimo celico v kateri je napisan datum, torej A1.

  3. V Vrsta_vrednosti tukaj pazimo, da vnesemo pravilno številko. Ker gre v našem primeru za ponedeljek, vpišemo v prazno polje 2.

  4. Rezultat funkcije je 13. teden.

image093.png
 

Kaj je grafikon?

Z grafikoni lahko upodobimo podatke na način, ki bo navdušil občinstvo. Grafikoni imajo lahko več številskih polj in več nizov. V grafikonu imamo več možnosti načrtovanja – prikazovanje in skrivanje oznak, Legend in naslovov. Za napredni Excel bomo lahko uporabili tudi napredne tehnike, kot na primer: grafikonu bomo lahko dodali trendne črte, ustvarili kombinirane grafikone, Sparkline grafikon, grafiko s hitro analizo in shranjevanje samo postavitev grafikona kot predlogo.

Za več informacij, kliknite na ikono!

Kako lahko ustvarimo grafikon?

Preden lahko določimo trendno črtno, moramo najprej na zavihku Vstavljanje izbrati grafikon. V desnem zgornjem kotu kliknemo na +, kjer se nam odprejo Elementi grafikona. Na elementih izberemo trendno črtno, kjer s klikom na puščico izberemo različne tipe trende črte.

image096.png
image098.png

S klikom na trendno črto se nam v desnem kotu odpre novo podokno, kjer lahko Oblikujemo trendno črto. V tem podoknu izberemo Možnosti trendne črte, kjer lahko izbiramo med: eksponentno, linearno, logaritmično, polinomsko, potenčno in drseče povprečje. Oblikovanje trendne črte je statistična pot do merjenja podatkov:

Na koncu nastavimo še vrednosti v poljih» naprej «in» nazaj «za projekt podatkov v prihodnje.

Če želimo, lahko grafikonu določimo tudi Prikaz enačbe na grafikonu. To naredimo tako, da na podokno Oblikuje trendno črto >Možnosti trende črte in od spodaj obkljukate polje Prikažite enačbo na grafikonu.

Grafikonu lahko dodamo tudi Drseče povprečne črte. Na podoknu Oblikovanje trendne črte>Možnosti trende črte>Drseče povprečje, kjer določimo tudi obdobje prikaza trendne črte.

Zanimivost!

image100.png

Kaj je dvoosni grafikon oz. kombinirani grafikoni?

Če želimo v Excelu poudariti različne vrste podatkov v grafikonu, lahko dva ali več podatkovnih nizov združite v ali več serij in ustvarimo kombinirani grafikon oz. dvoosni grafikon.

Kako ustvarimo kombinirani grafikon?

  1. Potrebujemo dva niza podatkov. V našem primeru sta to »Cena čokoladice« in »Prodajni kosi čokoladic«.

  2. Najprej označimo podatke in nato na zavihku Vstavljanje>Splošni grafikoni> Več splošnih grafikonov. Odpre se nam novo pogovorno okno Vstavi grafikon. Tukaj izberemo Kombinirani grafikon.

  3. Če želimo, da nam grafikon prikazuje podatke in vrednosti za drugi podatek, obkljukamo kvadratek za sekundarno os pri podatku, ki ga želimo prikazati. Kliknemo V redu.

image102.png

Kako spremenimo obliko grafikona?

Če želimo spremeniti grafikon. Kliknemo kjer koli na območje grafikona in se nam bo v zavihkih pokazal nov zavihek za Načrt grafikona. Nato v skupini Vrsta>Spremeni vrsto grafikona.

Kaj je sparklini grafikon?

Gre za majhen diagram v celici delovnega lista, ki zagotavlja vizualno predstavitev podatkov. Uporabimo ga, takrat ko želimo prikazati trende v nizu vrednosti, kot so sezonska povišanja ali zmanjšanja, ekonomski cikli …

Kako ustvarimo sparklini grafikon?

Najprej v Excelu si izberemo prazno celico na koncu vrstice s podatki. Nato na zavihku Vstavljanje>Grafikon sparkline> Črtni/Stolpčni/Dobiček ali Izguba. Nato v podokno, ki se nam odpre, izberemo celice v meniju in kliknemo V redu.

image103.png

Kako oblikujemo sparklini grafikon?

Če želimo lahko sparklini grafikon tudi, urejamo. Najprej kliknemo na grafikon in nam odpre nov zavihek Grafikon Sparkline, kjer lahko določimo slog grafikona, bravo grafikona sparkline in barvo zaznamka, kjer lahko določimo različne barve točkam.

image106.png

Kaj je grafikon s hitro analizo?

Hitra analiza vzame obseg podatkov in nam pomaga izbrati popoln grafikon. To naredimo tako, da najprej izberemo obseg celic s podatki. Kliknemo na desni gumb miške, kjer se nam odpre novo okno. Na njem izberemo ukaz Hitra analiza, kjer v podoknu izberemo grafikon.

image108.png

Če želimo ustvariti še en grafikon, ki je enak pravkar ustvarjenemu grafikonu, ga shranimo kot predlogo, ki jo lahko uporabimo kot osnovo za ustvarjanje drugih podobnih grafikonov.

Z desno tipko miške kliknimo na grafikon, ki ga želimo shraniti in izberemo ukaz Shrani kot predlogo …

V novem oknu se nam odpre Shranjevanje predloge za grafikon, kjer določimo Ime datoteke in kliknemo, Shrani.

image110.png
image112.png

Predloge se nam samodejno prikažejo v mapi Predloge za grafikon. To mapo najdemo na zavihku Načrt grafikona>Spremeni vrsto grafikona>Predloge.

image113.png

Kaj je 3D Zemljevid?

Gre za tridimenzionalno orodje za vizualizacijo podatkov, ki nam omogoča, da informacije pogledamo na nove načine. S 3D zemljevidi lahko na 3D globus ali zemljevid po meri izrišemo zemljepisne in časovne podatke.

Poglejte si video!

Kako ustvarimo zemljevid?

Preden ustvarimo 3D zemljevid, moramo imeti podatke, ki imajo geografske lastnosti v obliki tabel ali v podatkovnem modelu: na primer mesto, država, okrožje, pošta številka …

  1. V Excelu odpremo novi delovni zvezek, ki vsebuje tabelo oz. podatke. V našem primeru smo si izbrali enega izmed vzročnih naborov podatkov, ki nam jih ponuja Microsoft- simulacija sezonske porabe električne energije v Dallasu

  2. Kliknemo katero koli celico v tabeli.

  3. Kliknemo Vstavljanje> 3D Maps >Odpri datoteko 3D Maps

  4. Lahko izberemo Sprehod ali ga na novo ustvarimo.

  5. V podoknu lahko urejamo svoj zemljevid. Dodajamo lahko različne plati, vrednoti, čas, filtri, oblike stolpec …

  6. Zemljevidu lahko izberemo poljubno temo, obliko, risalo površino.

 

Kaj so vrtilne tabele?

Vrtilne tabele so eno izmed najbolj uporabnih orodij v Excelu. Omogočajo razvrščanje, filtriranje, avtomatično urejanje, seštevanje, štetje in povprečje. Poleg tega nam omogočajo izvajati analize obsežnih baz podatkov na hiter način in združevanje posameznih enot v skupine. Z njihovo pomočjo se lahko osredotočimo na posamezne elemente v bazi podatkov.

download.png

Za več informacij, kliknite na ikono!

Kako ustvarimo vrtilno tabelo?

Preden se lotimo analiziranja podatkov, moramo najprej preveriti, da so le-ti podatki v tabeli logično urejeni, da ne bi prihajalo do nepravilnosti. Če so podatki v tabelah v redu, lahko ustvarimo vrtilno tabelo. Postopek je naslednji:

Kliknemo na zavihek Vstavljanje>Tabele>Vrtilna tabela. V novem pogovornem oknu se nam odpre Ustvarjanje vrtilne tabele. V njem določimo podatke, ki jih želimo analizirati, ter mesto, kamor želimo shraniti poročilo vrtilne tabele. V našem primeru se bo vrtila tabela odprla na novem delovnem listu. Ko vse to določimo, kliknemo V redu.

image118.png

Na novem delovnem listu se nam odpre nova vrtilna tabela z zavihkom na desni strani, kjer to tabelo lahko urejate. V zgornjem delu tega zavihka so naslovi stolpcev tabele, od koder smo podatke uvozili. Te stolpce sedaj lahko razvrščamo v 4 prazna polja spodaj: v filter, stolpci, vrstice in vrednosti.

Če vzamemo primer, da želimo prikazati vrednosti prihodkov na študenta v posameznih mesecih. To naredimo tako, da pravilna polja vrtilne tabele razvrstimo v pravilne stolpce. V stolpcu Vrednosti lahko s klikom na puščico na Vrednosti prihodkov>Nastavitev polja vrednosti> Določite vrsto izračuna (Vsota, Poprečje …), ter določimo tudi Obliko zapisa števila. V primeru smo izbrali Obliko zapisa: Vsota, ki je zaokrožena na 2 decimalki.

image120.png

Kako lahko spreminjamo tablo?

V Excelu lahko tabelo razvrstimo Naraščajoče, Padajoče ali razvrstimo glede na podatkovno polje namesto polja vrstice ali stolpca. To lahko storimo na tri načine:

  1. Če kliknemo na stolpec, ki vsebuje puščico, se nam odpre novo pogovorno okno, kjer se lahko odločimo za Razvrščaje od A do Ž in Razvrščanje od Ž do A.

  2. Če v kateri koli celici kliknemo na desni miškin gumb, se nam odpre pogovorno okno, kjer izberemo, Razvrsti> Razvrsti od A do Ž /Razvrsti od Ž do A in Več možnosti razvrščanja.

  3. Če kliknemo na stolpec s puščico, se nam odpre pogovorno okno, kjer izberemo filtriranje podatkov vrtilne tabele z uporabo filtrov. Oblikujemo element, ki ga želimo uporabiti kot filter.

image122.png

Kaj je Razčlenjevalnik?

Razčlenjevalnik je podoben filtru, a z njim lažje filtriramo podatke v tabelah ali vrtilnih tabelah.

Za več informacij, kliknite na ikono!

Kako ustvarimo razčlenjevalnika za filtriranje podatkov?

Kliknemo kjer koli v tabeli ali vrtilni tabeli> Na zavihku Vstavljanje gremo na zavihek Filtri> Razčlenjevalnik. Ko kliknemo nanj, se nam odpre novo pogovorno okno >Vstavljanje razčlenjevalnikov, kjer izberemo polja, ki jih želimo prikazati nato, kliknemo na V redu.

Razčlenjevalnik bo ustvarjen za vsako izbrano polje. Če kliknemo kateri koli gumb razčlenjevalnika, bo ta filter samodejno veljal za povezano tabelo ali vrtilno tabelo. Če želimo počistiti filter razčlenjevalnika, kliknemo Počisti filter.

image124_edited.jpg
 

Kaj so makri?

Makri lahko v Excelu znatno pospešijo delo v dokumentih. Če imamo v Excelu opravila, ki jih pogosto izvajamo, lahko posnamemo marko, s katerim avtomatiziramo to opravilo. So namreč zbirka ukazov, ki jih lahko zaženemo tolikokrat, kot želimo. Pri njihovi uporabi moramo biti zelo previdi, saj se lahko tudi uporablja za zlonamerne namene, kot nameščaje virusov na programske opreme in sama kraja podatkov. 

Zato moramo najprej določiti Varnost makrov. To storimo, da v skupin Koda kliknemo na Varnost makrov, kjer se nam odpre novo pogovorno okno Središče zaupanja, kjer na zavihku Nastavitve makrov, določimo kaj želimo z njimi. Lahko jih onemogočimo brez obvestil, lahko z obvestilom, onemogočimo vse makre razen digitalno podpisnih in omogočimo vse marke.

Pazite!

image126.png

Kako delamo z makri?

Preden začnemo delo z makri, moramo najprej zavihek Razvijalec, ki je privzeto skrit, omogočiti. Na to na zavihku Razvijalec kliknemo na traku v skupini koda. Ko kliknemo na snemanje makra, se nam odpre novo okno, kjer mu lahko določimo ime. Pozorni moramo biti, da ime ne vsebuje presledkov. Makru določimo tudi bližnjico in mesto shranjevanja. Privzeto shranjevanje je ta delovni zvezek, po želji pa lahko shranimo v novo delovni zvezek ali v osebni delovni zvezek z makri. Po končanih nastavitvah kliknemo gumb V redu.

image128.png

Izvedemo dejanja, ki jih želimo avtomatizirati in nato na zavihku razvijalec kliknemo Ustavi snemanje.

image129_edited.jpg

Ko makro ustavimo, ga zaženemo v novem delovnem listu. Pravilno delovanje makra lahko preverimo na dva načina: z ustvarjeno bližnjico na tipkovnici Ctrl Shift+K ali pa na zavihku Razvijalec v skupin Koda kliknemo na Makro.

Če smo se mogoče zatipkali pri naslovu makra, bližnjice. Ali pa želimo marko izbrisati lahko to naredimo tako: Koda>Makri>Izberi Ustrezen Makro>Možnosti/Izbriši

Za boljši ogled makra, kliknemo v skupini Koda>Makri>Izberi Ustrezen Makro>Uredi. Ogledamo si lahko, kako so bila dejanja, ki smo jih posneli, prikazana kot koda. 

image132.png

Če neko opravilo zelo pogosto uporabljamo je smiselno, da v orodno vrstico v Excelu dodamo nov ukaz za makro. To naredimo tako, da kliknemo zgoraj v orodni vrstici na spustni gumb, Prilagodi orodno vrstico za hitri dostop in nato kliknemo Več ukazov. V novem oknu na zavihku orodna vrstica za hitre dostope dodamo marko in kliknemo V redu.

Za več informacij, kliknite na ikono!

image134.png
 

Katere so najpogostjše bližnice v Excelu?

n.png

Za več informacij, kliknite na ikono!